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DALL’AUTORITA’ PER LA PROTEZIONE DEI DATI DELLA SVIZZERA: Nuova Legge Federale Sulla Protezione Dei Dati Dal Punto Di Vista Dell’IFPDT

DALL’AUTORITA’ PER LA PROTEZIONE DEI DATI DELLA SVIZZERA: Nuova legge federale sulla protezione dei dati dal punto di vista dell’IFPDT

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Il settore privato e le autorità federali dovranno adattare il trattamento dei dati personali alle disposizioni della nuova legge federale sulla protezione dei dati. L’IFPDT indica le novità più importanti che dovranno prendere in considerazione a questo proposito.

 Solo dati di persone fisiche

La LPD rivista ha esclusivamente lo scopo di proteggere la personalità delle persone fisiche di cui vengono trattati i dati, mentre non tratta più i dati di persone giuridiche quali società commerciali, associazioni o fondazioni, rendendo così il suo ambito di applicazione conforme al RGPD. Le imprese possono continuare ad appellarsi alla protezione della personalità di cui all’articolo 28 CC, alla protezione del segreto di fabbrica o commerciale di cui all’articolo 162 CP e alle disposizioni pertinenti delle leggi federali contro la concorrenza sleale e sui cartelli.

 Dati personali degni di particolare protezione

La nozione di «dati personali degni di particolare protezione» è estesa ai dati genetici e ai dati biometrici che identificano in modo univoco una persona fisica.

 Privay by design e privacy by default

Nella LPD rivista sono stati introdotti i principi di «privacy by design» (protezione dei dati sin dalla progettazione) e di «privacy by default» (protezione dei dati per impostazione predefinita) che obbligano le autorità e le imprese ad attuare i principi di trattamento di cui alla LPD sin dalla fase di progettazione prendendo misure di protezione adeguate tanto tecniche quanto organizzative.

La protezione dei dati sin dalla progettazione prevede che le autorità e le imprese impostino le loro applicazioni in modo che i dati siano cancellati o anonimizzati in maniera standardizzata. La protezione dei dati per impostazione predefinita ammette solo il trattamento dei dati direttamente necessari allo scopo e protegge così gli utenti di offerte online private che non esaminano le condizioni di utilizzazione né i diritti di opposizione che ne derivano; resta salva la facoltà dell’utente di autorizzare un trattamento più ampio se lo desidera.

Al fine di garantire questo nuovo tipo di protezione, le imprese svizzere dovrebbero controllare per tempo la propria offerta ed eventualmente adeguarla mediante programmi favorevoli alla protezione dei dati e ai clienti.

 Consulenti per la protezione dei dati

Ai sensi dell’articolo 10 LPD rivista le imprese private possono designare un consulente per la protezione dei dati che può, ma non deve, essere legato all’impresa mediante un contratto di lavoro. In entrambi i casi l’attività di consulenza deve essere svolta in modo indipendente dalle altre mansioni dell’impresa. È anche opportuno che le attività dei consulenti per la protezione dei dati siano separate da quelle di consulenza di altro genere o di rappresentanza giuridica. Inoltre ai consulenti per la protezione dei dati dovrebbe essere permesso esprimere il proprio punto di vista in caso di divergenze d’opinione con la direzione aziendale.

Contrariamente a quanto previsto nel RGPD europeo, per le imprese private la designazione del consulente per la protezione dei dati è sempre facoltativa – solo per gli organi federali è obbligatoria. Il consulente per la protezione dei dati non è solo il punto di riferimento all’interno dell’impresa, ma anche l’anello di congiunzione con l’autorità di protezione dei dati e la prima persona di contatto per l’IFPDT.

Nelle sue mansioni rientra la consulenza generalizzata e la formazione dell’impresa nelle questioni che riguardano la protezione dei dati, la partecipazione all’emanazione e all’applicazione di condizioni di utilizzazione e disposizioni di protezione dei dati. Se la consulenza interna è svolta in modo tecnicamente e gerarchicamente indipendente e senza mansioni incompatibili con la funzione, dopo l’analisi d’impatto sulla protezione dei dati l’impresa può limitarsi alla consulenza interna senza dover consultare l’IFPDT, anche in caso di rischio permanentemente elevato (vedi in proposito «Valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati»).

 Valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati

Le valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati non sono un elemento nuovo nel diritto svizzero della protezione dei dati: gli organi federali sono già oggi tenuti a svolgerle. Quando un trattamento può comportare un rischio elevato per la personalità o per i diritti fondamentali della persona interessata, ai sensi dell’articolo 22 LPD rivista anche i titolari privati del trattamento devono farlo precedere da una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati.

In particolare quando si usano nuove tecnologie, il rischio elevato risulta dal modo, dalla portata, dalle condizioni e dallo scopo del trattamento, soprattutto se è prevista una profilazione a  rischio elevato o un ampio trattamento di dati personali degni di particolare protezione. Anche se è impostata in modo generale, la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati non può dispensare da rischi riconoscibili che non vi sono menzionati.

Se un prodotto, un sistema o un servizio è certificato ai sensi dell’articolo 13 LPD rivista o se si rispetta un codice di condotta (art. 11 LPD rivista) basato su una valutazione d’impatto, si può prescindere dal redigerne un’altra.

Se la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati lascia prevedere che il trattamento pianificato comporta un rischio elevato per la personalità o i diritti fondamentali della persona interessata nonostante le misure prese dal titolare, ai sensi dell’articolo 23 LPD rivista questi deve dapprima chiedere il parere dell’IFPDT. Quest’ultimo consiglia di precisarla o di completarla se ha obiezioni riguardo alla valutazione d’impatto perché il testo è redatto in maniera troppo generale e descrive gli eventuali rischi o le misure solo in modo insufficiente.

Se tuttavia le obiezioni riguardanti la protezione dei dati si riferiscono al trattamento vero e proprio, l’IFPDT propone al titolare misure adeguate per modificarlo (vedi in proposito «Consulenze»). Contrariamente a quanto avviene per i codici di condotta, i pareri dell’IFPDT non sottostanno all’obbligo di pubblicazione. Tuttavia, in quanto documenti ufficiali, sottostanno alla legge federale sul principio di trasparenza dell’amministrazione.

È possibile rinunciare a consultare l’IFPDT quando è già stato interpellato il consulente interno per la protezione dei dati (vedi in proposito «Consulenti per la protezione dei dati»).

 Codice di condotta

Per associazioni professionali, settoriali ed economiche la nuova LPD prevede all’articolo 11 incentivi a sviluppare codici di condotta propri e a sottoporli per parere all’IFPDT. I pareri sono pubblicati e possono contenere obiezioni e raccomandare relative modifiche o precisazioni. I pareri positivi dell’IFPDT fungono da base alla presunzione giuridica che la condotta riportata nel codice sia conforme alle disposizioni di protezione dei dati.

I codici formulati in maniera generale non possono invece dispensare da ogni rischio che non sia citato con precisione nel testo. Accettando un codice di condotta, i membri delle associazioni possono rinunciare ad elaborare supporti e indicazioni per l’applicazione della nuova LPD.

Questa forma di autoregolamentazione presenta inoltre il vantaggio per queste associazioni di non dover svolgere valutazioni proprie d’impatto sulla protezione dei dati se è rispettato un codice di condotta basato su una valutazione d’impatto già svolta ed ancora attuale, che preveda misure di protezione della personalità o dei diritti fondamentali e sia stata sottoposta all’attenzione dell’IFPDT.

 Certificazioni

Conformemente all’articolo 13 LPD rivista, oltre ai gestori di sistemi o programmi di trattamento dei dati in futuro anche i produttori potranno far certificare i propri sistemi, prodotti e servizi. La certificazione permette alle imprese ad esempio di comprovare che rispettano il principio della protezione dei dati per impostazione predefinita e che dispongono di un sistema adeguato di gestione della protezione dei dati.

Se un titolare privato del trattamento impiega un sistema, prodotto o servizio certificato, può rinunciare a svolgere una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati. Il Consiglio federale disciplina ulteriori disposizioni sulla procedura di certificazione e sul marchio di qualità mediante ordinanza.

 Registro delle attività di trattamento

Conformemente all’articolo 12 LPD rivista i titolari e i responsabili del trattamento devono tenere un registro di tutte le attività di trattamento; l’articolo elenca quelle fondamentali. Il registro deve sempre essere aggiornato.

Nell’ordinanza il Consiglio federale prevede eccezioni per le imprese con meno di 250 collaboratori i cui trattamenti di dati personali comportano soltanto un rischio esiguo di violazione della personalità delle persone interessate.

Gli organi federali devono notificare all’IFPDT i registri; per i responsabili privati del trattamento dei dati le nuove disposizioni non prevedono l’obbligo di notifica.

 Comunicazione di dati personali all’estero

La LPD rivista stabilisce all’articolo 16 che i dati personali possono essere comunicati all’estero soltanto se il Consiglio federale ha constatato che la legislazione dello Stato destinatario o l’organismo internazionale garantisce una protezione adeguata dei dati. A tale scopo pubblica un elenco stabilito secondo il diritto vigente dall’IFPDT.

Se lo Stato destinatario non figura nell’elenco del Consiglio federale, i dati possono comunque essergli comunicati, come avvenuto finora con il diritto vigente, se la protezione dei dati viene assicurata in modo adeguato con altri strumenti, ad esempio mediante un trattato di diritto internazionale, clausole contrattuali di protezione dei dati che devono essere precedentemente comunicate all’IFPDT o norme interne dell’impresa vincolanti, le cosiddette Binding Corporate Rules.

Clausole standard della Commissione europea già autorizzate con il RGPD sono riconosciute dall’IFPDT.

Se si prevede di pubblicare i dati all’estero – anche in caso di memorizzazione su sistemi esteri (cloud) – devono essere indicati i Paesi in questione, indipendentemente dal fatto che offrano o meno una protezione dei dati adeguata. In questo ambito la LPD è più severa del RGPD. È inoltre necessario indicare quali garanzie di protezione dei dati potrebbero eventualmente essere applicate (ad es. clausole contrattuali standard dell’UE) oppure a quali eccezioni secondo l’articolo 17 LPD rivista si riferisce il titolare del trattamento; anche in questo caso la LPD differisce dal RGPD.

 Ampi obblighi di informazione

In adempimento dell’obiettivo di trasparenza perseguito dalla revisione, l’articolo 19 LPD rivista estende l’obbligo di informazione per le imprese. In linea di massima in futuro il titolare privato deve precedentemente informare in ogni caso e in modo adeguato la persona interessata sulla prevista raccolta di dati personali anche se i dati non sono raccolti presso di essa.

La LPD vigente prescrive questo obbligo di informazione solo in caso di dati personali e profili della personalità degni di particolare protezione. Concretamente, devono essere resi noti l’identità e le coordinate di contatto del titolare del trattamento, lo scopo del trattamento ed eventualmente i destinatari o le categorie di destinatari cui sono stati comunicati i dati personali.

Diversamente da quanto previsto nel RGPD, devono essere fornite informazioni anche sullo Stato destinatario e sulle eventuali garanzie di un adeguato livello di protezione di dati (vedi sopra, Comunicazione di dati personali all’estero).

Le imprese devono dunque esaminare e tenere aggiornate le proprie dichiarazioni relative alla protezione dei dati. Sono esclusi dall’obbligo di informazione i dati personali rilevati solo incidentalmente o per caso. L’obbligo di informazione è inoltre limitato o abolito in presenza dei numerosi motivi di limitazione ed eccezione di cui all’articolo 20 LPD rivista.

Ciò si verifica ad esempio quando le persone interessate dispongono già delle informazioni o il trattamento dei dati è previsto per legge. Se il trattamento comporta decisioni individuali automatizzate, ai sensi dell’articolo 21 LPD rivista il titolare del trattamento deve rispettare nuovi obblighi di informazione nei confronti della persona interessata e accordarle i diritti di essere sentita e di riesaminare la decisione.

 Diritto d’accesso della persona interessata

La nuova LPD estende il diritto della persona interessata di chiedere se dati personali che la concernono sono oggetto di trattamento. L’articolo 25 LPD rivista presenta un elenco più esteso delle informazioni che il titolare del trattamento deve comunicare, ad esempio sulla durata di conservazione dei dati personali della persona interessata. Inoltre l’articolo sancisce che alla persona interessata devono essere messe a disposizione le informazioni necessarie affinché possa far valere i suoi diritti secondo la nuova LPD e sia garantito un trattamento trasparente dei dati. Come nel diritto vigente a determinate condizioni il titolare può rifiutare, limitare o differire l’informazione.

 Obbligo di notifica di violazioni della sicurezza dei dati

Conformemente all’articolo 24 della nuova LPD il titolare del trattamento deve notificare all’IFPDT ogni violazione della sicurezza dei dati che comporta un rischio elevato per la personalità o i diritti fondamentali della persona interessata. La disposizione vale sia per i titolari privati sia per gli organi federali. La notifica deve pervenire quanto prima all’IFPDT, dopo che il titolare ha redatto una previsione delle possibili conseguenze della violazione e ha valutato se sussistono rischi, se la persona interessata debba essere informata della violazione e in che modo.

Se il titolare ritiene che il rischio non sia elevato può comunque far pervenire all’IFPDT una notifica in merito. L’obbligo di notifica all’IFPDT sussiste solo in caso di violazione della personalità o dei diritti fondamentali, ma non di attacchi cibernetici respinti con successo o falliti. Anche il RGPD europeo prevede un obbligo di notifica corrispondente e indica scadenze concrete da rispettare presso le autorità di protezione dei dati dell’UE.

Inoltre il diritto europeo prevede una soglia di notifica più bassa dato che presuppone solo un rischio semplice.

 Diritto alla portabilità dei dati

Il diritto di farsi consegnare dati o di esigerne la trasmissione a terzi secondo l’articolo 28 LPD rivista, sancisce la possibilità della persona interessata di chiedere che i propri dati personali che ha reso noti ad un titolare privato le siano consegnati in un formato elettronico usuale o siano trasmettessi a terzi. Questo presuppone che il titolare tratta i dati personali in modo automatizzato e che il trattamento sia effettuato con il consenso della persona interessata oppure in relazione diretta con un contratto.

Il diritto può esser fatto valere in modo gratuito a meno che la consegna o la trasmissione richieda un onere sproporzionato, come ad esempio nel caso di dati inerenti la comunicazione, per i quali si rende necessario un complicato smistamento tra le dichiarazioni proprie e quelle di terzi.

 Inchiesta per violazione delle disposizioni sulla protezione dei dati

In futuro l’IFPDT sarà tenuto a svolgere d’ufficio un’inchiesta in caso di violazioni della nuova LPD da parte di organi federali o di privati (art. 49 cpv. 1 LPD rivista). Nella LPD vigente si applica ancora la limitazione secondo la quale l’IFPDT svolge di propria iniziativa un’inchiesta con accertamento dei fatti contro privati solo quando il metodo di trattamento può violare i diritti della personalità di un numero considerevole di persone.

Questa soglia di intervento definita quale «errore di sistema» viene abolita. Tuttavia anche nella nuova LPD se la violazione delle disposizioni sulla protezione dei dati è di poca importanza, l’IFPDT può rinunciare ad aprire un’inchiesta (art. 49 cpv. 2 LPD rivista). Inoltre, come avvenuto finora, può rinunciare a misure formali quando, dopo un primo scambio di informazioni, il titolare del trattamento riconosce la lacuna che gli è stata notificata e vi pone rimedio in tempo utile.

Date le risorse limitate di cui dispone, si può prevedere che anche dopo l’entrata in vigore della nuova legge in generale l’IFPDT intenda determinare delle priorità nel trattamento di notifiche in base al principio dell’opportunità.

 Provvedimenti amministrativi

Ai sensi dell’articolo 51 capoverso 1 LPD rivista, l’IFPDT potrà svolgere procedure secondo la legge federale sulla procedura amministrativa  e ordinare formalmente a organi federali o titolari privati di trattamenti di dati di adeguare, sospendere o cessare del tutto o in parte il trattamento nonché di cancellare o distruggere del tutto o in parte i dati personali. Può ad esempio ordinare che un’impresa informi la persona interessata della violazione notificata della sicurezza dei dati.

Fino ad ora l’IFPDT aveva solo la competenza di emanare raccomandazioni e di adire il Tribunale amministrativo federale in caso di mancata ottemperanza. Contro le decisioni dell’IFPDT è possibile opporre ricorso presso il Tribunale amministrativo federale e proseguire la causa presso il Tribunale federale. Anche l’IFPDT può impugnare presso il Tribunale federale le decisioni su ricorso pronunciate dal Tribunale amministrativo federale (art. 52 cpv. 3 LPD rivista).

 Consulenze

L’IFPDT non è né un’autorità di approvazione né un servizio di omologazione per applicazioni, prodotti, regolamentazioni e progetti. Tuttavia la nuova legge prevede in svariati articoli che i titolari debbano consultare l’IFPDT prima della conclusione definitiva di lavori e la realizzazione di progetti. Devono dunque essergli sottoposti per parere codici di condotta nonché valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati in caso di elevati rischi residui.

Data la natura astratta di questi oggetti di consultazione, i pareri dell’IFPDT non avranno in genere un carattere vincolante e le misure e gli obblighi raccomandati non permetteranno il ricorso. Se non ottemperano ai pareri dell’IFPDT, i titolari del trattamento devono prendere tuttavia in considerazione la possibilità che trattamenti specifici di dati nell’ambito di raccomandazioni dell’IFPDT saranno in seguito oggetto di decisioni.

Queste ultime potranno vietare completamente il trattamento di dati; i titolari potranno comunque avvalersi dei rimedi giuridici ordinari previsti dalla procedura amministrativa.

 Pareri spontanei e informazione del pubblico

A parte i pareri nel quadro di consultazioni formali, l’IFPDT può continuare ad esprimersi in modo spontaneo su nuove tecnologie, questioni di digitalizzazione o pratiche di trattamento di determinati settori e pubblicare la propria opinione e la propria valutazione. Inoltre, in caso di interesse generale l’IFPDT informa il pubblico, come avvenuto finora, delle proprie constatazioni e misure.

Ai sensi dell’articolo 57 capoverso 2 LPD rivista ciò vale anche per gli accertamenti ed i provvedimenti amministrativi scaturiti da indagini formali dell’IFPDT.

 Emolumenti

L’articolo 59 LPD rivista disciplina le prestazioni dell’IFPDT per le quali i privati dovranno versare emolumenti: ad esempio per un parere in merito ad un codice di condotta o per una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati o ancora per l’approvazione di clausole tipo di protezione dei dati e di norme interne d’impresa vincolanti. L’IFPDT potrà però riscuotere dai privati emolumenti anche per servizi di consulenza generale.

Il Consiglio federale determina i particolari in un’ordinanza.

Sanzioni

Nella nuova LPD sono previste multe per privati fino a 250 000 franchi (art. 60 LPD rivista). Sono punibili atti od omissioni intenzionali, ma non quelli colposi. Il mancato rispetto degli obblighi di informare, di concedere l’accesso e di collaborare nonché la violazione degli obblighi di diligenza e del segreto professionale sono punibili a querela di parte. Invece il mancato rispetto di provvedimenti amministrativi dell’IFPDT è perseguito d’ufficio.

In linea di massima sono punibili con multa solo le persone fisiche, ma in futuro potranno esserlo anche le imprese stesse fino a 50 000 franchi, se la ricerca della persona fisica all’interno dell’impresa o dell’organizzazione esige un onere sproporzionato. Contrariamente a quanto avviene nel caso delle autorità europee di protezione dei dati, nel regime previsto dalla nuova LPD l’IFPDT continuerà a non avere la facoltà di pronunciare sanzioni. Le persone che si sono rese colpevoli sono sanzionate dalle autorità di perseguimento cantonali.

L’IFPDT può sporgere denuncia e avvalersi nel procedimento dei diritti dell’accusatore privato (art. 65 cpv. 2 LPD rivista), ma non ha il diritto di querela. Diversamente da quanto previsto nella nuova LPD, nel RGPD le sanzioni amministrative sono pronunciate solo contro persone giuridiche.

Le autorità di protezione dei dati dell’UE possono emettere contro le imprese multe fino a 20 milioni di euro o fino al 4 per cento del loro fatturato annuo a livello mondiale.

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FONTE: AUTORITA’ PER LA PROTEZIONE DEI DATI DELLA SVIZZERA

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